Invoices

This page explains how to view, download, and understand your Leaseweb invoices — including tax information, pro-rata billing, and invoice formats.

Leaseweb invoice explained

Where to find it

You can access your invoices in two ways through the Customer Portal:

Option 1 – From the Dashboard

• Log in to the Customer Portal
• On the landing page, click Finance in the Billing tile
• Select Invoices to view your billing overview

Option 2 – From the Administration menu

• Log in to the Customer Portal
• Navigate to Administration → Finance → Invoices
• Once there, you can:
  • Preview invoice details online
  • Download invoices as PDF or CSV
  • Filter by date, status, or invoice number to find specific invoices
  • Download a list of invoices (based on your date filter) as a CSV file

Viewing detailed invoice information

When you click on an invoice number from the overview, a detailed invoice page will open.
Here, you can review all administrative and financial details for that specific invoice.
The Invoice Details page shows:

• Invoice Number, Status, Date (UTC), and Open amount
• Actions: download your invoice as PDF or CSV
• Sub-total, Tax(es), and Total amount
• Line items – including Contract ID, Equipment ID, Quantity, Product description, Reference, and Amount
• A Credits tab, if applicable

Downloadable formats

You can download your invoices in two formats:

• PDF – the official version used for accounting or as payment proof
• CSV – for importing data into your bookkeeping system.
  You can export a single invoice or a list of invoices (based on your selected date filter).

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The invoice anatomy

To provide you with a quick and easy overview, this section explains the format of our invoices.
To maintain consistency, we use the following identifiers:

• Invoice number example: 90123456
• Service identifier number example: 41000012345678

Every invoice you receive will display the following information:

• Your customer details (customer number, billing address, VAT registration number)
• Service details (a description of the services billed, including the period covered)
• Leaseweb company details (our address, VAT registration number  and bank information)
• Fee breakdown – invoices are divided into:
  • Recurring fees (regular monthly or other frequency charges for ongoing services)
  • Pro-rata fees (during month service activation fee)
  • Non-recurring fees (one-time setup or service costs, activation costs and/or surcharge fees)
  • Modification fees (charges for service changes or upgrades made during the billing period)

Annual service fee adjustments

Due to external factors that affect our cost base, service fees may be adjusted annually in line with our Sales Terms & Conditions.

Revised rates, if applicable, take effect from 1 January each year.

VAT information

• If you have not provided a valid VAT registration number, VAT will be charged on your invoices for customers located in the EU and the UK.
• Business customers outside the country where the relevant Leaseweb entity is registered will not be charged VAT, provided a valid VAT registration number has been submitted.
• Your VAT registration number will appear on your invoice once it has been verified in your account.
  • To add your VAT registration number to your account, please check this section: VAT charges

Linking services to your invoice

Each line on your invoice corresponds to a specific service or contract in your Customer Portal.
You can view these details under All Products → My Products.

• Contract ID – groups all equipment or services ordered under the same agreement
• Service ID – identifies each service individually (for example, a specific server or switch)
• Reference – your own label for the service (optional, but helps you recognise it easily)
• Status – shows the lifecycle stage of the service (New, Scheduled, Active, To be modified)

Pro-rata charge

All Leaseweb services are billed by the calendar month, with each billing period starting on the first day of the month.

When you become a new customer or add a new service, the service often becomes active mid-month rather than on the 1st.
Because our billing system follows fixed monthly cycles, the partial period between your activation date and the start of the next full month is charged separately.

This charge appears as a one-time pro-rata fee on your first invoice.
It ensures that:

• Future invoices will then always align with the calendar month (for example, 1 – 31 May, 1 – 30 June, etc.).
• You only pay for the exact number of days your service was active before your first full billing month begins.

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VAT charges 

Value-added tax (VAT) is a consumption tax.

VAT on services

VAT is charged based on where the customer is located and which Leaseweb entity provides the service.

• Customers within the European Union (EU) are charged VAT unless they provide a valid VAT registration number from the country where the purchase is made.
• If the customer and the Leaseweb entity are in the same EU country, VAT is applied even if a VAT number is provided.
• For this purpose, the following Leaseweb entities are located in the EU:
  • Leaseweb Netherlands B.V., Leaseweb Network B.V., Leaseweb Deutschland GmbH.

Leaseweb entities within the EU

• EU-based Leaseweb entities do not charge VAT to customers outside the European Union,
  unless required by specific local regulations.

VAT on goods

If Leaseweb sells physical goods (for example, hardware) and delivery takes place on our premises, VAT is applied to all customers.

For foreign enterprises, it is possible to apply for a VAT refund:

1. Register with the Dutch tax authority (“Belastingdienst”) here.
2. Apply for a VAT refund here.

If you need more information, contact contractmanagement@leaseweb.com.

Request copy invoice

You can download your invoices from the Leaseweb Customer Portal invoices.

From this page, you can also view your current outstanding balance and other billing details.

If an older invoice is no longer visible in the Customer Portal, you can request it by creating a ticket for Administrative Support, topic Finance – Payment and Invoices.

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Invoices by post

By default, Leaseweb sends all invoices and payment reminders by email.
This method is faster, more reliable, and environmentally friendly.

If you prefer to receive your invoice by post, you can enable this option in the Leaseweb Customer Portal.
In that case, we will print the same PDF version of your invoice and send it to you by mail.

Tip: Printing your own invoice from the portal means you will receive it a few days earlier than waiting for the postal version.

Pro Forma

The pro forma page will provide you with an option to look at which of your products will be invoiced in the upcoming month. The pro forma takes into account your contract terms and billing cycles, so you will see items listed that will be invoiced next month; however, surcharges cannot be displayed in the pro forma.

The page looks like the following:

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Items listed in the pro forma

• Newly ordered products
• Products with recurring costs.
• One-off charges

Items not listed in the pro forma

• Surcharges – as they are calculated at the end of the month, before including them in the invoice.

Certificate of Residence

The request for the Certificate of Residence is linked to the rules of tax law in an international treaty which deals with withholding tax and possible double taxation. The inspector of the local tax authorities declares that during a specific year, a Leaseweb entity is a resident of a specific country.

To submit your VAT registration or to request a Certificate of Residence form, you should create a ticket from the Leaseweb customer portal. 

Please be informed that we will always validate your VAT registration number through the VIES portal of the European Commission. The VAT registration number that you submit will be checked using the following website: VIES VAT number validation on ec.europa.eu

We always charge VAT if the delivery of a good takes place on our premises.

US Sales Tax 

We charge Sales Tax based on policies relating to Infrastructure as a Service (IaaS) introduced by various states in the US.  Sales Tax may be applied to some of your service(s). This tax is calculated based on the Billing Address on your account. If applicable, this Sales Tax will be applied to your invoice(s).  

If your company has a Sales Tax exemption, please email the certificate to us at ar@us.leaseweb.com.   

To know more about this Sales Tax introduced by various states in the US, please visit Tax Foundation or read this article published by the Baker Institute.

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Factures

Cette page explique comment afficher, télécharger et comprendre vos factures Leaseweb, y compris les renseignements fiscaux, la facturation au prorata et les formats de facture.

Où le trouver

Le portail client 

Vous pouvez voir les pages suivantes dans le Portail Client de Leaseweb:

Option 1 – Depuis le tableau de bord

• Connectez-vous au Portail Client
• Sur la page d’accueil, cliquez sur Financement dans la tuile Facturation
• Sélectionnez Factures pour afficher votre aperçu de facturation

Option 2 – Depuis le Tableau de bord

• Connectez-vous au Portail Client
• Allez à Administration → Finances → Factures
• Une fois sur cette page, vous pouvez :
  • Prévisualiser les détails de la facture en ligne
  • Télécharger les factures en PDF ou en CSV
  • Filtrer par date, statut ou numéro de facture pour trouver des factures précises
  • Télécharger une liste de factures (selon votre filtre de dates) en fichier CSV

Voir et gérer vos informations de votre facture

Lorsque vous cliquez sur un numéro de facture dans la vue d’ensemble, une page de facture détaillée s’ouvre.
Vous pouvez y consulter tous les détails administratifs et financiers liés à cette facture.

La page Détails de la facture affiche :

• Le Numéro de facture, le Statut, la Date (UTC) et le Montant non soldé
• Les actions: télécharger votre facture en PDF ou en CSV
• Le Sous-total, la ou les Taxes, et le montant total
• Les lignes d’article – incluant le Numéro de’entente, le Code de l’équipement, la Quantité, la Description du produit, la Référence et le Nombre d’unités
• Un onglet Crédits, si applicable

Formats téléchargeables

Vous pouvez télécharger vos factures en deux formats :

• PDF – la version officielle utilisée pour la comptabilité ou comme preuve de paiement
• CSV – pour importer les données dans votre système de tenue de livres

Vous pouvez exporter une seule facture ou une liste de factures (selon le filtre de dates que vous avez sélectionné).

Format de la facture Leaseweb 

Afin de vous fournir un aperçu simple et rapide, nous allons vous expliquer le format de notre facture. Et pour maintenir l’uniformité, nous avons une nouvelle façon d’identifier les éléments suivants: 

• Numéro de facture: 90123456
• Identifiant du service: 41000012345678

Chaque facture que vous recevez contient les informations suivantes :

• Vos coordonnées client (numéro client, adresse, numéro de TVA).
• Ce qui vous est facturé (description des services, y compris la période pour laquelle nous vous facturons)
• Nos coordonnées (adresse, numéro de TVA et coordonnées bancaires).
• Répartition des frais – les factures sont divisées en :
  • Frais récurrents (frais mensuels ou facturés à une autre fréquence pour des services continus)
  • Frais au prorata (frais liés à l’activation d’un service en cours de mois)
  • Frais non récurrents (frais uniques pour la mise en service, les coûts d’activation et/ou les frais supplémentaires)
  • Frais de modification (frais pour les changements ou mises à niveau de services effectués durant la période de facturation)

Ajustements annuels des frais de service

En raison de facteurs externes augmentant notre base de coûts, il peut y avoir une augmentation annuelle de nos frais de services, conformément à nos conditions générales de vente. Vous pouvez les trouver ici. Les taux révisés s’appliquent toujours à partir du 1er janvier.

Si vous n’avez pas fourni un numéro de TVA valide, nous facturerons la TVA aux clients basés dans l’UE et au Royaume-Uni.

Nous ne facturons pas de TVA aux clients professionnels situés en dehors du pays où Leaseweb est implanté s’ils ont fourni un numéro de TVA valide.

Votre numéro de TVA est mentionné sur votre facture. Pour ajouter votre numéro de TVA à votre compte, veuillez consulter cette section: Frais de TVA

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Associer les services à votre facture

Chaque ligne de votre facture correspond à un service ou à un contrat précis dans votre Portail Client.

Vous pouvez consulter ces détails sous Tous les produits → Produits.

• Numéro d’entente – regroupe tout l’équipement ou les services commandés dans le cadre de la même entente
• Code de l’équipement – identifie chaque service individuellement (par exemple, un serveur ou un commutateur spécifique)
• Référence – votre propre libellé pour le service (optionnel, mais utile pour le reconnaître facilement)
• Statut – indique l’étape du cycle de vie du service (Nouveau, Planifié, Actif, À modifier)

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Charge au prorata

Tous les services Leaseweb sont facturés par mois calendaire, et chaque période de facturation commence le premier jour du mois.

Si vous devenez nouveau client ou ajoutez un service, il est fréquent que celui-ci s’active en milieu de mois plutôt que le 1er.
Comme notre système facture toujours par mois complet, la période entre la date d’activation et le début du mois suivant est facturée séparément.

Ce montant apparaît comme un frais unique au prorata sur votre première facture.

Cela permet de garantir que :

• Vos prochaines factures suivront toujours le mois civil (par exemple : 1 au 31 mai, 1 au 30 juin, etc.).
• Vous payez seulement pour les jours où votre service a réellement été actif avant le début de votre premier mois complet.

Sur votre facture proforma, la redevance unique peut être identifiée par la date, par exemple: “XXX001 Du 15-4-2005 au 1-5-2005 89,00 EUR”. Cette redevance unique figurera également sur la facture officielle de votre administration.

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Charge TVA

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt sur la consommation.

TVA sur les services 

Nous facturons la TVA à tous les clients situés dans l’Union européenne (UE), à moins que le client n’ait fourni un numéro de TVA valide dans le pays où il effectue son achat. La TVA est facturée à tous les clients situés dans le même pays de l’UE que l’entité Leaseweb auprès de laquelle le client achète des services, indépendamment de la disponibilité d’un numéro de TVA valide. À cette fin, les entités Leaseweb comprennent Leaseweb Netherlands B.V., Leaseweb Network B.V., Leaseweb Deutschland GmbH, Leaseweb UK Limited.

Les entités Leaseweb situées dans l’Union européenne ne facturent pas de TVA aux clients situés en dehors de l’Union européenne.

TVA sur les biens

Nous facturons la TVA pour tous nos clients dans le cas où nous vendons des marchandises et que la livraison a lieu dans nos locaux.

Pour les entreprises étrangères, il est assez facile de demander un remboursement de la TVA :

1. S’inscrire auprès du bureau des impôts néerlandais (“Belastingdienst”) ici
2. Demander le remboursement de la TVA ici

Si vous avez besoin de plus d’informations, veuillez contacter contractmanagement@leaseweb.com. 

Demande de copie de la facture

Vous pouvez télécharger vos factures à partir des factures du Portail client Leaseweb – vous pouvez également consulter votre solde actuel à partir de cette page.

Pour toute ancienne facture qui n’est pas disponible, vous pouvez en faire la demande en créant un ticket auprès du service clientèle.

Si vous ne parvenez pas à localiser la facture que vous recherchez, ou si vous avez d’autres questions, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse suivante:

Leaseweb Entity	Contact Address
NL & UK	customercare@nl.leaseweb.com
US	customercare@us.leaseweb.com
DE	customercare@de.leaseweb.com
SG	customercare@sg.leaseweb.com
HK	customercare@hk.leaseweb.com
AU	customercare@au.leaseweb.com

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Factures par la poste

En principe, Leaseweb envoie les factures et les rappels par courrier électronique. Cela permet de gagner du temps et contribue également à un environnement plus propre. Si vous souhaitez recevoir votre facture par la poste, vous pouvez l’indiquer via le portail client de Leaseweb. Dans ce cas, nous imprimerons exactement le même PDF sur une imprimante couleur et vous l’enverrons par la poste. Vous recevrez donc votre facture quelques jours plus tôt si vous l’imprimez vous-même.

Pro Forma

La page pro forma vous permet de voir quels sont les produits qui seront facturés le mois prochain. La page pro forma tient compte des conditions de votre contrat et des cycles de facturation. Vous verrez donc apparaître les articles qui seront facturés le mois prochain, mais les suppléments ne peuvent pas être affichés dans la page pro forma.

La page ressemble à ce qui suit:

La date de début est le premier jour du mois à venir à partir duquel les nouveaux articles récurrents ou les nouveaux produits sont affichés.

Éléments figurant dans la liste pro forma

• Produits nouvellement commandés
• Produits avec des coûts récurrents.
• Charges uniques

Éléments ne figurant pas dans la liste pro forma

 Suppléments – car ils sont calculés à la fin du mois avant d’être inclus dans la facture.

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Certificate de Residence

La demande de certificat de résidence est liée aux règles du droit fiscal d’un traité international qui traite de la retenue à la source et d’une éventuelle double imposition. L’inspecteur des autorités fiscales locales déclare que, pendant une année donnée, une entité Leaseweb est résidente d’un pays spécifique.

Pour soumettre votre déclaration de TVA ou pour demander un formulaire d’attestation de résidence, vous devez créer un ticket depuis le portail client de Leaseweb.

Nous vous informons que nous validerons toujours votre numéro de TVA par le biais du portail VIES de la Commission européenne. Le numéro d’immatriculation à la TVA que vous soumettez sera vérifié sur le site Web suivant : Validation du numéro de TVA VIES sur ec.europa.eu

Nous facturons toujours la TVA si la livraison d’un bien a lieu dans nos locaux.

Taxe de vente États-Unis

Nous facturons la taxe de vente sur la base des politiques relatives à l’infrastructure en tant que service (IaaS) introduites par différents États des États-Unis.  La taxe de vente peut être appliquée sur certains de vos services. Cette taxe est calculée sur la base de l’adresse de facturation de votre compte. Le cas échéant, cette taxe de vente sera appliquée à votre/vos facture(s). 

Si votre entreprise bénéficie d’une exonération de la taxe sur les ventes, veuillez nous envoyer le certificat par courrier électronique à l’adresse suivante ar@us.leaseweb.com.   

Pour en savoir plus sur cette taxe de vente introduite par différents États américains, veuillez consulter le site de la Tax Foundation ou lire cet article publié sur Baker Institute.

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